2. CẨM NANG QUẢN LÝ DỰ ÁN VỚI MICROSOFT PROJECT

Cùng là chuyên ngành xây dựng nhưng công việc của mỗi người là khác nhau:
– Kỹ sư thiết kế : Tiến độ và Chi phí hay ứng dụng vào phần TKSB đến TKCS rồi TKTC + Dự Toán. Việc áp chi phí vào tiến độ phụ thuộc vào Hợp Đồng ( thường thì vào mỗi đợt hoàn thành TKSB, TKCS, TKTC + Dự Toán sẽ trả 1 phần chi phí tương ứng )
– Kỹ sư dự thầu: Tiến độ lập lại là tiến độ sơ bộ, tổng hợp các mốc thời gian hoàn thành các hạng mục chính như phần ngầm, phần BTCT, phần Hoàn Thiện, v.v.v và không cần phải áp chi phí. Nhưng để được đánh giá là nhà thầu có năng lực thì việc thể hiện các mốc tiến độ phải có cơ sở rõ ràng, khả thi về Nhân Lực + Mốc Thời Gian
– Kỹ sư quản lý thi công của nhà thầu: Tiến độ lập là tiến độ chi tiết, phải cụ thể từng công việc, bao nhiêu nhân công, bao nhiêu chi phí, các hạng mục phải logic, nhân công trên tiến độ chi tiết có khả thi với số lượng nhân công hiện có ? . Nguồn tiền cần cho từng tuần, từng tháng, từng giai đoạn như thế nào để nhà thầu chuẩn bị dòng tiền trả cho nhân công, mua vật tư, thuê máy móc. Dự án lời hay lỗ, việc quản lý có hiệu quả, hợp lý chưa ? v.v.v

– Kỹ sư ban QLDA : Tiến độ chi tiết nhà thầu lập có hợp lý ?, quy trình có logic ? , nhân lực có khả thi ? dòng tiền cần chuẩn bị để trả cho các đợt thanh toán của nhà thầu là bao nhiêu ? . Đánh giá tiến độ nhà thầu đang nhanh hay chậm, nhà thầu có năng lực hay không ?, Báo cáo tuần, báo cáo tháng cho CĐT tình hình tiến độ và chi phí tại công trình, đưa ra giải pháp v.v.v

• Tiến độ chi tiết là cơ sở để tổ chức thi công cũng như xác định tiến độ dự án nhanh hay chậm để thực hiện việc phạt Hợp Đồng. Như vậy ngoài việc lập 1 tiến độ chi tiết mang tính khả thi cao thì việc chốt thời điểm chuyển giao công tác chính phải có lợi cho nhà thầu, việc phân bổ tài nguyên ( nhân công + vật tư + thiết bị ) phải đều vì thực tế là bạn không thể quản lý tốt nếu tình trạng nhân công bất ổn định, cuối cùng là người quản lý phải nắm được chi phí dự kiến từng tuần từng tháng để mà có sự chuẩn bị về nguồn vốn cũng như để đánh giá dự án đang nhanh hay chậm và lời hay lỗ. Đặc biệt là Ngày Hoàn Thành dự án, chẳng những CĐT quan tâm mà nhà thầu cũng quan tâm đến ngày này, vậy thì những phương pháp đưa ra để đảm bảo được ngày hoàn thành đúng kế hoạch mà chi phí thấp nhất có thể là điều mà người quản lý nào cũng mong muốn. Có 3 hướng cần giải quyết, hướng 1 là tìm những công tác Găng, tập trung thực hiện công tác Găng càng đúng kế hoạch thì càng tốt cho dự án, hướng 2 là phân bố tài nguyên hợp lý để giảm thời gian tăng ca tận dụng thời gian làm giờ hành chánh càng nhiều càng tốt, hướng 3 là xác định dòng tiền cần thiết từng tuần từng tháng để việc sử dụng nguồn tiền hợp lý mục đích là giảm tối thiểu lãi vay và tăng lãi suất nếu có
• Nhà thầu thi công cũng như Ban QLDA đa số sử dụng từ đầu đến cuối công trình chỉ duy nhất 1 bảng tiến độ được Duyệt. Việc điều chỉnh tiến độ thực tế chỉ theo dõi thủ công bằng văn bản họp và theo cảm tính, theo kinh nghiệm. Mệt mỏi và mất thời gian cho việc làm các báo cáo tiến độ dự án, làm các phiếu giao việc cho cán bộ kỹ thuật, tổ đội thi công, các phiếu kế hoạch nhân lực – vật tư – máy móc thiết bị – tài chính? Không trả lời được chính xác cho câu hỏi “Khi nào dự án sẽ hoàn thành?”. Không biết được khi 1 công việc trong dự án chậm tiến độ thì điều gì sẽ xảy ra cho toàn bộ dự án? . Do đó việc theo dõi, cập nhật tình hình dự án hàng ngày hàng tuần hàng tháng là cần thiết, ý tôi muốn nói là sử dụng Microsoft Project để cập nhật lại tiến độ thực tế ngoài công trình, từ đó xác định được dự án nên tiếp tục đi theo hướng nào, nghĩa là ta có cái nhìn bao quát toàn dự án ….